Miglioramento Continuo E 5S Nelle PMI

Il miglioramento continuo e le 5S applicato nelle piccole e medie imprese che lavorano a commessa. Nella strategia Lean l’implementazione delle 5S (cinque esse) crea e mantiene un posto di lavoro più sicuro e produttivo, piacevole e meno stressante che agevola l’immediata identificazione di criticità o problemi, dei cosiddetti “fuori standard”. Vediamo una per una quali sono le 5S (SORT, SET, SHINE, STANDARDIZE, SUSTAIN).

SORT: classificare, sgomberare, eliminare ciò che non serve, distinguere tra essenziale e non necessario.

• “Non si tratta di guardare solo cosa c’è nei cassetti!”
• Programmare l’attività in ciascuna area, zona, reparto, ufficio.
• Separare ciò che serve da ciò che non serve contrassegnando (ad esempio con dei bollini rossi) gli elementi inutili che si intende eliminare.
• Dopo il tempo stabilito eliminare tutti gli elementi inutili contrassegnati.
• Conservare solo ciò che si ritiene utile, necessario.
• Osservare e analizzare rotture, problemi, corrosioni, usure, sprechi, abbandoni,…
• Fare la lista delle riparazioni necessarie.
• Analizzare e definire le priorità di intervento con il team.

SET: sistemare, mettere le cose al loro posto, decidere dove conservare ciò che rimane.

• “Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto.”
• Questa fase si applica anche agli armadi e alle scaffalature.
• Non occorre “mettere via tutto”, ma che tutto sia a prova di errore. Deve essere immediatamente chiaro a ciascun componente del team se qualcosa è fuori posto.
• Mettere in ordine ciò che è necessario: stabilire dove ciascuna cosa deve andare, nominarla e localizzarla utilizzando etichette colorate, codici di colori, le forme stesse degli utensili, …
• Verificare quotidianamente che tutto sia al proprio posto.
• Stabilire chi effettua tali verifiche quotidiane.
• Informare se mancano elementi o se ve sono fuori posto.

SHINE: pulire, fare brillare, splendere e ispezionare per cercare di eliminare sprechi, sporco e danni.

• Più gli standard di pulizia e di ordine sono elevati, più sarà facile identificare segnali precoci di problemi.
• Affermare il principio della responsabilità individuale per mantenere le migliori condizioni di lavoro nella propria postazione o ambito di azione.
• Il fatto che ci sia del personale addetto appositamente alle pulizie, non significa che si possa accettare di lavorare in ambienti sporchi, rifiuti fuori posto, bagni in disordine, ecc.
• Non basta “fare pulizia”: per fare splendere occorre identificare ed eliminare le cause di uno spreco, di uno sporco, di eventuali danni.
• Suddividere le aree in zone da assegnare a responsabilità individuali.
• In caso di attività più pesanti o difficili assicurarne la rotazione a turno.
• Implementare brevi attività quotidiane 5S di pochi minuti.
• Verificare le attività svolte con l’aiuto di una check-list.

STANDARDIZE: standardizzare per mantenere pulito e in ordine condividendo le informazioni, comunicando istruzioni su come mantenere il livello raggiunto.

• “Uno standard condiviso piuttosto che ciascuno con il suo standard!”
• Standardizzare significa stabilire insieme le modalità con le quali mantenere in ordine e pulito.
• Raggiungere e mantenere visivamente le condizioni note e concordate: aree di lavoro organizzate, pulite e funzionali in cui sia sempre evidente a cosa serve ogni strumento, materiale o informazione.
• In questa fase occorre mantenere i risultati raggiunti nelle tre fasi precedenti.
• Stabilire una routine fa emergere situazioni anomale sulle quali concentrarsi.
• Condividere le informazioni su come il processo deve svolgersi.
• Stabilire i punti principali da gestire e da controllare.
• Fare uso di strumenti di gestione visiva come cartelli, pannelli, codici colorati, etichette, indicazioni, …

SUSTAIN: sostenere, mantenere e rispettare le regole condivise, seguirle con disciplina e vigilare affinché siano applicate continuamente.

• “Non basta mantenere i risultati raggiunti, occorre migliorarli di continuo: parole d’ordine autodisciplina e coinvolgimento.”
• Seguire con autodisciplina i 4 passaggi precedenti cercando di ripeterli migliorandoli continuamente.
• Assicurarsi che tutti rispettino quanto stabilito, almeno sino quando insieme non si trovano soluzioni migliorative che portano all’introduzione di nuove procedure o sino a quando si modificano quelle esistenti.
• Iniziare con ispezioni interne periodiche, fatte da tutti a turno, assegnando ad ciascuno la responsabilità di una piccola area, che dovrà contenere solo quello che serve e suddiviso in modo chiaro a tutti.
• Stabilire dei livelli di valutazione di ciascuno dei 5 step per concentrarsi continuamente sui margini di miglioramento.