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Sprechi invisibili - 1: la discontinuità della comunicazione interna

Lo spreco che fa letteralmente impazzire in tutti gli ambienti di lavoro è la discontinuità nella comunicazione interna: per l’80% dei casi, la causa dello spreco è direttamente riconducibile a problemi di comunicazione. Alcuni esempi nei quali per molti non sarà difficile ritrovare la propria esperienza: 1. quando una semplice ricerca di informazioni diventa una “caccia al tesoro”; 2. quando l’unico modo per ottenere un’approvazione è rincorrere il responsabile della firma; 3. quando le informazioni sono incomplete oppure, nel caso opposto, quando si sovrappongono; 4. quando per far posto alla richiesta dell’ultimo minuto si abbandonano tutte le attività in corso; 5. quando per sbloccare una situazione si attende un intervento esterno; 6. quando tutto viene eseguito di rincorsa e nella fretta (predisponendo le condizioni ideali per fare proliferare degli errori). Questi pochi ma significativi esempi e i molti che si potrebbero elencare danno l'idea di come la scarsa comunicazione sia all'origine della maggiore quantità di sprechi invisibili.

Lean Six Sigma

Il Lean Six Sigma integra i concetti dell'azienda snella e del miglioramento continuo (Lean), con l'approccio del Six Sigma utilizzando al minimo le risorse, liberandole all'occorrenza, presidiando e migliorando in modo sistematico tutte le capacità di soddisfare le aspettative del Cliente finale.

Calcolo del Sigma base

L'importanza del calcolo del Sigma deriva dal fatto che questo dato è alla base dell'impostazione di un'azione di miglioramento del processo analizzato.

Per effettuare il calcolo del Sigma base si devono identificare gli indici DPMO e DPMU ovvero i difetti per numero di opportunità o di prodotti che avremo misurato nella fase "Definire" del DMAIC. Questo ci porta a definire ciò che comunemente si intende per difetto, ovvero una caratteristica del prodotto o servizio erogato che non soddisfa il cliente. L'aspetto interessante è che con il Six Sigma l'attenzione è concentrata non tanto sul numero di difetti che si possono riscontrare, quanto sulla capacità di non commettere errori nel processo eliminando le cause alla radice dei difetti, attraverso un'azione/processo di miglioramento costante (DMAIC).

La Soddisfazione Del Cliente Non E' Un Costo Per L'Azienda

Il modo migliore per battere la concorrenza è smettere di cercare di battere la concorrenza. Questo ci insegna che le aziende realmente innovative intuiscono che il successo sul mercato è definito dalla logica strategica dell’innovazione di valore e non dall’estenuante strategia di benchmarking. Che senso ha battersi con un numero crescente di player, quando gli spazi di mercato sono in contrazione e i margini sono sempre più vicini allo zero? In tali condizioni l’approccio più logico è neutralizzare la concorrenza trasferendo altrove il piano del confronto diretto: su quello del valore e dell’innovazione.

Strutturare i processi di comunicazione d'impresa

La comunicazione in natura

Sappiamo tutti molto bene che la funzione della Comunicazione d’impresa riveste un ruolo essenziale per la sopravvivenza delle aziende di qualsiasi settore. Tuttavia è interessante constatare come moltissime aziende - per un approccio culturale diffuso e radicato specie in ogni livello dirigenziale - considerino la Comunicazione un centro di costo, un qualcosa che “si deve fare”, una funzione secondaria rispetto a quella primaria “della produzione”.

Nell’attuale situazione di congiuntura globale sfavorevole, le aziende di ogni dimensione attive sui mercati internazionali, hanno dovuto mantenere alta la Comunicazione al fine di sostenere i propri prodotti o servizi attraverso sforzi pubblicitari sempre più diversificati. Ai canali di comunicazione tradizionali infatti, se ne sono aggiunti altri più recenti grazie all’esplosione delle opportunità aperte dalla tecnologia Web2.0.

La Comunicazione d’impresa è un insieme di processi di business consolidati e collaudati, una serie di flussi informativi che vengono applicati secondo modalità diverse tra una realtà operativa ed un’altra. Ma se andiamo a guardare da vicino questi processi cercando di comprendere le ragioni delle scelte, per capire come e dove migliorarne l’efficienza, non passa molto tempo prima che ci rendiamo conto di una realtà inimmaginabile dall’esterno. Nell’epoca dell’informatizzazione e dell’automazione, un numero davvero cospicuo di aziende, si trova ancora a gestire i propri processi di Comunicazione, di marketing e di gestione del brand in modo del tutto “destrutturato”. In modo non trasparente dal punto di vista dell’efficienza gestionale e di quello dei costi. Si gestiscono processi di business estremamente complessi, trasversali alle varie aree funzionali dell’azienda, navigando tra inefficienze, ridondanze, colli di bottiglia, resistenze, grazie alla tanta “buona volontà” di chi svolge il proprio lavoro quotidiano in condizioni improbe.

Per molti la reazione a questa affermazione è scontata: “abbiamo investito una fortuna nell’infrastruttura informatica, nelle licenze dei programmi, nella formazione del personale.” Peccato che accendere un computer per elaborare un foglio di calcolo o per scrivere una lettera o per preparare una presentazione, non abbia proprio niente a che fare con l’automazione dei processi.

Ma cosa significa automatizzare i processi di business? Consentire a tutti gli attori coinvolti nella catena del valore per la produzione di materiale di comunicazione e di marketing, di svlogere il proprio lavoro attraverso l’accesso ad un sistema end-to-end dotato di privilegi profilabili, accessibile con un browser in ogni momento, da qualunque parte del mondo. All’interno di questa dimensione, ciascuno opera nella consapevolezza di essere parte di un flusso e come tale riceve un input da un “fornitore” e consegna un output ad un “cliente” dopo averlo arricchito del valore aggiunto della propria attività specifica.

Quali vantaggi derivano per l’azienda? Uno per tutti: ridurre drasticamente il time-to-market della comunicazione. Per davvero, non per finta! Ridurre i tempi implica ridurre anche i costi: ecco un altro vantaggio. Ancora uno? Avere sempre sotto controllo la situazione in tempo reale dello stato di avanzamento dei progetti e dei costi ad essi collegati. Uguale a dire, trasparenza nella gestione dei costi e dei flussi. Un altro vantaggio ancora? Permettere al personale di lavorare in condizioni di efficienza e di efficacia, migliora la qualità del lavoro svolto, dell’ambiente e del morale. Niente male!

La lista dei vantaggi può continuare ancora e chi fosse interessato all’argomento, non esiti ad attivare la discussione scrivendo e condividendo i propri commenti.

 

Socialnomics

SOCIALNOMICS è una visione originale su come l'evoluzione delle tecnologie di comunicazione - un fenomeno attuale e concreto - ha già pesantemente trasformato le vite di molti e condizionato il business di un gran numero di aziende.

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