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Italian

Un problema comune a molte aziende consiste nell’errata consapevolezza dell’importanza dello strumento "riunione" ai fini di un corretto sviluppo del business. Gli effetti possibili che ne derivano sono due: in molti contesti se ne “abusa”, se ne fanno decisamente troppe quindi lo strumento è privo di efficacia e improduttivo, oppure non se ne tengono affatto con tutto quello che questa scelta comporta. Quali segni rivelano l’inefficacia delle riunioni? 1. I partecipanti sono convinti che solo il 20% del tempo dedicato alle riunioni non sia sprecato: il rimanente 80% del tempo, chi lo paga? Alla fine dell’incontro non vengono identificati e condivisi i passi successivi da svolgere, non vengono definite scadenze di azione, non vengono assegnati compiti. 2. I partecipanti arrivano in ritardo da altre riunini o partono in anticipo per partecipare ad altre riunioni. 3. I partecipanti non sono preparati all’incontro. 4. I responsabili non collegano l’incontro agli output di un precedente incontro. 5. Comportamenti improntati alla difesa dell’identificazione nella funzione aziendale di appartenenza. Quali segni aiutano a capire che si fanno troppe riunioni? 1. Quando è necessaria un’ora e più del tempo di un assistente amministrativo per programmare l’incontro di tre persone che hanno le agende piene e non hanno tempo di parlarsi tra loro. 2. Quando tutte le sale riunione sono occupate per giorni e anche per settimane. 3. Quando le persone sono obbligate a far tardi per completare il “vero” lavoro a causa delle troppe riunioni. Quali segni aiutano a capire che si fanno troppe poche riunioni? 1. Il personale non si sente informato su ciò che accade e su quanto viene deciso. 2. Decisioni contrastanti, decisioni che creano conflitti con altre aree funzionali a causa dell’assenza di coordinamento tra le persone. 3. Occorrono tempi preistorici per la soluzioni di problemi per scarsità di comunicazione e per mancanza di un approccio strutturato alla discussione.

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