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Partendo dal risultato di numerosi studi sul tema della produttività ci accorgiamo che il 20% del tempo lavorativo genera l’80% del valore creato quotidianamente da un individuo. Il problema ha inizio con la relativa facilità ad assuefarsi nel tempo, al modo di operare diffuso nell’ambiente lavorativo, che produce l'effetto di annullare le capacità di individuare le inefficienze sia dell’agire sia dei processi nei quali si è coinvolti. L’assuefazione a operare in ambienti o processi caratterizzati da forti inefficienze, porta inconsapevolmente gli individui ad una conclusione paradossale: la convinzione che l’attività frenetica, spesso caotica sia indice di produttività se non addirittura sia la condizione necessaria ai fini della produzione. Niente di più falso ovviamente, però questo fatto evidenzia l’origine e la portata della difficoltà riscontrata nei progetti di riorganizzazione dei processi di business e dei flussi di produzione. Prendiamo ad esempio i seguenti problemi: 1. Non c’è mai tempo per fare le cose “fatte bene”. 2. La ricerca di informazioni necessarie per completare un’attività richiesta è un compito complesso e gravoso. 3. Dover convivere con milioni di interruzioni delle proprie attività tutti i giorni. 4. Diventare “multi-task” per sopravvivere. 5. Non riuscire a rispettare i propri piani a causa della scarsa capacità degli altri a gestire le priorità. Se almeno 3 di questi problemi sono parte integrante della vostra vita lavorativa quotidiana, è tempo di una pausa di riflessione e di rifocalizzare gli obiettivi. La soluzione di almeno 3 dei problemi sopra elencati, può portare ad un potenziale miglioramento della produttività individuale compresa tra il 25% ed il 50%. Infine sfatiamo un mito: quello del “multi-tasking”. Culturalmente tendiamo a considerare una qualità personale la capacità di svolgere numerose attività contemporaneamente. Di fatto questo approccio anziché aiutare, ostacola la produttività personale per tre motivi. Interropmere continuamente un’attività e riprenderla successivamente comporta un’elevata percentuale di “rilavorazione” di ciò che era stato iniziato e interrotto oltre che uno sforzo di concentrazione sempre maggiore. La qualità delle attività compiute in modalità “multi-tasking” è certamente inferiore ed è proprio la mancanza di un’adeguata concentrazione che porta a trascurare dettagli e informazioni importanti e necessarie.

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